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物品編碼技術在 人事檔案管理平臺發揮作用

發布時間:2020年01月13日 來源:中國自動識別網 作者:劉桔 羅磊

隨著社會的高速發展,人才流動量越來越大,政府對檔案的管理要求越來越高。人事檔案記錄主要以紙質形式為主,手工勞作是其主要的表現形式。純手工進行人事檔案管理有很多弊端,保密性較差,對于人多或者是人員流動性大的單位,查找或者利用都效率極低,且周期長、不易存儲。為了能快速準確地查找到當事人的信息,利用物品編碼技術實現檔案信息化、自動化、科學化的管理,既能減少檔案管理工作人員的數量,也能節省時間和工作成本。
通過二維碼管理人事檔案能夠很好的解決上述問題。中國物品編碼中心研發的“漢信碼”,對文件加密防偽,容量更大,每平方英寸最多可表示7829個數字字符, 2174個漢字字符, 4350個英文字母。人事檔案的內容,可以設計人事檔案管理系統平臺,通過掃描二維碼,確認身份后可以直接通過手機查詢或者錄入相關數據。
 
利用物品編碼技術促進人事檔案管理
人事檔案管理具體的職責是保管工作單位員工的基本信息,將職工的學歷、經驗、職稱晉升以及工資報表等材料都保存下來,并將這些信息形成相應的報表、文件、圖像、視頻以及放在硬盤里等。檔案會涉及單位開展工作中職員一些具體工作、重要履歷及工作憑證,使得檔案信息在應用中,具備較高的參考價值。有些單位的人事檔案管理具有多元化特點,涉及的信息種類和記錄的詳細程度更加豐富。因此在管理中,應該將人事檔案涉及的管理內容,做出具體有效的優化。基于此,當前人事檔案管理工作人員的信息管理任務更加艱巨。
人事檔案管理人員掃描二維碼對原始的資料進行管理分類,根據內容錄入到后臺對不合格的資料要求當事人去增補。工作人員還可以通過此平臺進行統計分析。工作流程,如圖1所示。
圖1  工作流程
 
隨著大數據時代的到來,雖然當前部分的人事檔案實現了電子化管理,但是現代信息技術在人事檔案管理中仍然沒有得到廣泛應用與推廣。需要重點解決人才信息共享問題,提升人才信息傳送的速度,促使信息利用效率進一步提升,實現信息廣泛交流與共享。因此在二維碼的基礎上建立合理的檔案數據庫,有利于對檔案信息的充分利用。
 
人事檔案管理平臺系統分析
在二維碼的基礎上建立數據共享的檔案管理平臺,同時參照人事檔案數據,采用統一的項目格式,對管理模式及工作程序進行規范,最終實現標準化、程序化的管理。利用先進的計算機和信息化大數據工具,建立檔案收藏目錄,將一些珍貴的影像資料、文字資料進行合理分類,并按照目錄進行索引,能極大程度減少查找數據的時間,促使人事檔案的利用價值極大提升。簡化檔案的移交手續,只要通過掃描個人的二維碼標簽,就可以進入人事檔案管理系統,可以在計算機內錄入相關數據,如圖2所示。
圖2   人事檔案管理
 
用戶登錄驗證
掃描二維碼,進入系統,在系統啟動后,會先出現用戶登錄驗證,輸入密碼,進入系統。密碼正確則直接進入系統初始界面,按照用戶等級權限進行操作,最高權限的管理員可以為用戶設置不同的權限。這樣的設計更利于檔案資料的保密,防止內部資料外泄。該系統采用多級用戶管理模式,用戶分為四級:高級管理員、普通管理員、高級用戶、普通用戶。
檔案入庫
人事部門管理檔案的人員接到通知后,檢查核實檔案材料的完整性與真實性,接收檔案材料。檔案入庫指新檔案入庫與舊檔案入庫。如果是新檔案入庫,則還需要生成檔案編號,并且將新接收的檔案重點信息寫入檔案管理系統,打印出二維碼標簽并粘貼。標簽內記錄內容可以包括對應的唯一的檔案編號、姓名、部門、出生年月、政治面貌、入校年月等。每本檔案入庫前需要對二維碼標簽身份進行驗證,只有在被確認為合法標簽后才能進行后續的處理,否則就反饋信息給相關部門并且拒絕其入庫。
檔案出庫
指當有職工離開單位需要將檔案轉出的情況,首先相關部門發提出檔案出庫申請,經檔案管理人員審核通過后,更新數據庫數據與電子標簽數據由庫房管理員將檔案從庫房送出,并通過機要局將檔案轉出。
檔案盤點
檔案管理員拿激活的手持設備進入需要盤點的庫房區域進行庫存盤點。檔案管理員到庫房用手持設備讀取相關人員的檔案,統計出檔案數量,更新數據庫。二維碼技術在檔案盤點方面起了很大的作用,管理員只需要用手持設備掃描檔案架上所有檔案的標簽,進入檔案管理系統,然后管理員將手持設備上的盤點操作日志上傳到管理主機并且記錄在主機系統的操作日志中。這樣就完成了檔案盤點工作,整個過程幾分鐘就能完成,盤點工作變得輕松快捷。
檔案查詢
首先檔案管理人員分配權限給用戶,用戶可以根據自己的權限查閱相關的信息。當需要借閱檔案時,使用人先提出申請,經人事檔案管理人員審核通過可到人事檔案室查、借閱自己的檔案,還能自動記錄、下載借閱信息,檔案歸還時也有相關記錄。它還具有自動報警功能,因此當檔案借出后可對檔案進行監控,確定檔案實際位置是否與系統預設的一致,若信息與系統預設不一至,則會啟動相應的報警系統,檔案管理人員會立即釆取相應的措施。
其它功能主要包括數據統計、分析和報表打印,比如對退休人員、離退休人員、在職人員進行統計以及報表的打印。這些統計工作全部實現信息化,為統計工作帶來了極大的方便。
    劉桔 羅磊
(作者單位:中國物品編碼中心貴州分中心)
《中國自動識別技術》2019年第6期總第81期

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